نگاهی به چگونگی ثبت یک شرکت

در سال های اخیر سیاست های اقتصادی کشور در چهار چوب برنامه های توسعه اقتصادی به سوی خصوصی سازی گام بر می دارد و واگذاری فعالیت ها به بخش خصوصی مستلزم آن است که افراد به تأسیس شرکت ها مختلف مبادرت نمایند و با انجام فعالیت های تجاری در نظر گرفته شده باعث کاهش تصدی گری دولت در امور اقتصادی شوند این مهم بر عهده اداره ثبت شرکت ها موسسات غیر تجاری است تا شرکت ها با طی مراحل اداری مطابق مقررات و مواد قانونی به ثبت برسند.

شرکت از زمانی تشکیل می شود که دو یا چند نفر قصد تشکیل آن را داشته باشند بنابراین قصد و نیت ایشان ملاک تشکیل است اما از نظر مقررات و ضوابط طی نمودن مراحلی چند جهت تأسیس یک شرکت یا مؤسسه ضروری است تا این شرکت بر روی کاغذ نوشته شود و در دفاتر اداره ثبت شرکت ها ثبت گردد ماده 20 قانون تجارت انواع شرکت های تجاری را به هفت قسم تقسیم می کند.1-شرکت های سهامی2-شرکت با مسئولیت محدود3-تضامنی 4-مختلط سهامی 5-مختلط غیر سهامی 6-شرکت نسبی 7- شرکت تعاونی تولید و مصرف که ثبت این نوع شرکت ها در تهران بر عهده اداره ثبت شرکت ها و در شهرستان در اداره ثبت مرکزی است.

مدارک مورد نیاز جهت تأسیس شرکت:

شرکت با مسئولیت محدود: مطابق با ماده 27 قانون تجارت شرکت با مسئولیت محدود شرکتی است که بین دو یا چند نفر برای امور تجاری تشکیل شده است و هر یک از شرکاء بدون این که سرمایه به سهام و یا قطعات سهامی تقسیم شده باشد فقط تا میزان سرمایه خود در شرکت مسئول قروض و تعهدات شرکت می باشد. مدارک مورد نیاز جهت تأسیس شرکت با مسئولیت محدود: الف )دونسخه تقاضانامه ب ) دو نسخه صورت شرکتنامه ج ) دو نسخه اساسنامه د ) دو نسخه صورت جلسه مجمع عمومی و مؤسسین ه) کپی برابر اصل شده شناسنامه مؤسسین و چنانچه هیأت مدیره نیز خارج از شرکاء باشند کپی برابر اصل شده شناسنامه اعضاء هیأت مدیره نیز الزامی است و هر گاه موسسین شرکت اشخاص حقوقی باشند آخرین تغییرات مدیران و سرمایه شرکت که در روزنامه رسمی درج گردیده است همراه با برگه معرفی نامه نماینده نیز ضمیمه مدارک دیگر می گردد.

شرکت های سهامی عام:

مدارک لازم برای ثبت شرکتهای سهامی عام شامل مدارک قبل از پذیره نویسی؛ و مدارک بعد از پذیره نویسی می باشد. مدارک قبل از پذیره نویسی؛ دو نسخه اظهار نامه به انضمام دونسخه طرح، اساسنامه و دو نسخه اعلامیه پذیره نویسی همراه با کپی مصدق شناسنامه های موسسین و گواهی بانکی که در قانون تجارت تصریح شده است که مؤسسین 20% از کل سرمایه را تعهد می نمایند و 35% از 20% را واریز و گواهی بانکی ارائه می دهند. هر چند مؤسسین می توانند بیش از 20% از کل سرمایه را تعهد نماید ولی نباید کمتر از آن چه در قانون تجارت قید شده است. اظهار نامه عیناً اظهار نامه شرکت های سهامی خاص می باشد که باید تا بند 9 آن کامل شود. بندهای بعد از آن بعد از پذیره نویسی کامل می شود حداقل سرمایه نیز 5 میلیون ریال می باشد. برای اطلاع از مطالب طرح اساسنامه و اعلامیه پذیره نویسی به ماده 8 و 9 قانون تجارت مراجعه نمائید.

مدارک بعد از پذیره نویسی:

دو نسخه اظهار نامه که تمام بندهای آن کامل شده باشد نام مؤسسین جدید در اظهار نامه وارده توسط تمامی سهامداران امضاء شده باشد، دو نسخه اساسنامه ، دو نسخه صورت جلسه مجمع عمومی موسسین و هیأت مدیره که کارهایی همانند صورت جلسات شرکت های سهامی خاص تکمیل می گردد با این تفاوت که دو روزنامه کثیرالانتشار برای چاپ آگهی های شرکت در نظر گرفته می شود کپی برابر اصل شده مؤسسین و بازرسان همراه با گواهی بانکی مبنی بر پرداخت حداقل 35% از کل سرمایه و همچنین صفحات در روزنامه ای که اعلامیه پذیره نویسی در آن چاپ شده است.

مؤسسات غیر تجاری:

مؤسسات غیر تجاری مؤسساتی هستند که فعالیت تجاری انجام نمی دهند بر طبق ماده 1 آئین نامه اصلاحی ثبت تشکیلات و مؤسسات غیر تجاری مقصود کلیه تشکیلات و مؤسسات است که برای مقاصد غیر تجاری از قبیل امور علمی و ادبی یا امور خیریه و امثال آن تشکیل
می شود اعم از آنکه مؤسسین و تشکیل دهندگان قصد انتفاع داشته و یا نداشته باشند. مدارک مورد نیاز دو نسخه تقاضا نامه همراه با دو نسخه اساسنامه و صورت جلسه مجمع عمومی مؤسسین، کپی مصدق شناسنامه مؤسسین، تقاضانامه حاوی مشخصات نام، موضوع، تابعیت، مرکز، اسامی مؤسسین، تاریخ تشکیل مدیر، یا مدیران اشخاصی که در مؤسسه حق امضاء دارند، دارائی مؤسسه، آدرس شعبه نام مدیر، مدیران شعبه می باشد که توسط مؤسسین امضاء می شود. در نسخه اساسنامه که تمام صفحات آن تمام مؤسسین امضاء می گردد و در صورت جلسه مجمع عمومی مؤسسین مدیران و صاحبان امضاء مجاز تعیین می گردد مؤسساتی که فعالیت آنها مشمول بند الف ماده 2 آئین نامه اصلاحی ثبت تشکیلات و مؤسسات غیر تجاری شود( ماده 2 بند الف مؤسساتی که مقصود از تشکیل آن جلب منافع و تقسیم آن بین اعضاء خود نباشد) بر طبق بند ماده 6 همان آئین نامه باید از شهربانی مجوز دریافت نماید.

مراحل اداری:

متقاضی پس از آنکه تصمیم به ثبت هر یک از انواع شرکت را گرفت، به حسابداری اداره مراجعه می کند و مدارک شرکت مورد نظر را خریداری و به ترتیبی که در فوق اشاره شد، کامل می کند و تمام مدارک را در داخل یک پوشه پانچ می کند. متقاضی دوباره به حسابداری مراجعه می کند و فیش تعیین نام را دریافت و به شعبه بانک ملی اداره که فقط برای امور ثبتی اختصاص دارد مراجعه و فیش تعیین نام را پرداخت می نماید مؤسسات و شرکت های تعاونی فاقد فیش تعیین نام می باشند. متقاضی نامهای درخواستی خود را بر روی برگه ای
می نویسد و بعد پرونده را به کارشناس بررسی کننده پرونده تحویل می دهد کارشناس پرونده را از نظر محتویات و کامل بودن مدارک چک می کند و بعد پرونده در اختیار کاربران کامپیوتر قرار می گیرد.کاربران کامپیوتر تمام محتویات پرونده شامل مشخصات اساسنامه، شرکت نامه ، تقاضانامه و صورت جلسات را وارد سیستم می کنند بعد از آنکه محتویات مدارک وارد سیستم شد به متقاضی که در خواست داده می شود که دستیابی به محتویات پرونده در قسمت های مختلف اداری از طریق وارد کردن که درخواست امکان پذیر است. متقاضی همراه با پرونده به واحد تعیین نام مراجعه می کند و کارشناس تعیین نام پس از جستجو در کامپیوتر نام های درخواستی متقاضی را جستجو می کند. به ترتیب اولویت یکی از نام ها را برای او تعیین می کند در این قسمت کارشناس پرونده مشخص می شود و محتویات پرونده از طریق کامپیوتر برای کارشناس تأسیس ارسال می گردد و همزمان متقاضی نیز با اصل پرونده بر کارشناس مربوطه مراجعه می نماید. کارشناس تأسیس همزمان محتویات و مدارک شرکت را با توجه به نوع آن چک می کند علاوه بر آنکه منع قانونی نداشته باشد موظف است تمام محتویات پرونده را نیز در داخل سیستم چک کند. که مبادا در فعالیت شرکت و محتویات غلط املائی داشته باشد ریاست اعضاء میزان سرمایه و سهام و یا سهم شرکت با اوراق مغایرت داشته باشد. اگر ایرادات در محتویات داخل سیستم مشاهده شود کارشناس ایرادی می زند و متقاضی به کار برخورد مراجعه می کند و کارشناس تعیین نام پس از جستجو در کامپیوتر نام های در خواستی متقاضی را جستجو می کند. به ترتیب اولویت یکی از نام ها را برای او تعیین می کند در این قسمت کارشناس پرونده مشخص می شود و محتویات پرونده از طریق کامپیوتر برای کارشناس تأسیس ارسال می گردد و همزمان متقاضی نیز با اصل پرونده بر کارشناس مربوطه مراجعه می نماید. کارشناس تأسیس همزمان محتویات و مدارک شرکت را با توجه به نوع آن چک می کند علاوه بر آنکه منع قانونی نداشته باشدموظف است تمام محتویات پرونده را نیز در داخل سیستم چک کند. که مبادا در فعالیت شرکت با اوراق مغایرت داشته باشد. اگر ایرادات در محتویات داخل سیستم مشاهده شود کارشناس ایرادی می زند و متقاضی به کار برخورد مراجعه می کند که نواقص و ایرادات را رفع کند و دوباره برای کارشناسی ارسال نماید. در این قسمت است که اگر نوع شرکت سهامی خاص باشد متقاضی برای تهیه گواهی بانکی باید اقدام کند واگر سهامی عام باشد کارشناس اجازه پذیره نویسی را صادر می کند همچنین اگر موضوع فعالیت نیز احتیاج به مجوز داشته باشد توسط کارشناس استعلام صادر می شود. در غیر این صورت مراحل اداری انجام می گیرد. مراحل اداری موارد فوق منوط به تهیه مدارک و طی شدن مراحل خود را دارد.
هر گاه کارشناسی منع قانونی در پرونده ها مشاهده نکرد. آگهی تأسیس را از طریق سیستم صادر می کند؛ «قبل از مکانیزه شدن واحد تأسیس آگهی تأسیس بررسی اوراق خاص توسط کارشناس تهیه می گردید.» وآن را تأیید می کند و متقاضی را به اتاق رئیس اداره برای گرفتن امضاء راهنمایی می کند. همزمان محتویات پرونده نیز از طریق کامپیوتر برای رئیس اداره ارسال می شود. بعد از تأیید رئیس محتویات پرونده نیز از طریق سیستم برای کارشناس عودت داده می شود. کارشناس یک نسخه از تمام مدارک ثبتی را مهر نسخه اداره می زند، حق ثبت شرکت را نیز با توجه به میزان سرمایه شرکت تعیین می نماید را از طریق سیستم صحت مدارک ارسالی را تأیید به حسابداری ارسال می نماید در حسابداری حق ثبت، حق الدرج آگهی شرکت در روزنامه کثیرالانتشار اخذ می گردد و محتویات پرونده به قسمت ثبت دفاتر مراجعه نماید مدارکی را که مهر نسخه ادراه دارد را در داخل پرونده جداگانه ای همراه با آگهی تأسیس قرار دهد. و به مسئول ثبت دفاتر تحویل می دهد در این قسمت است که به شرکت شماره ثبت داده می شود. مشخصات و محتویات در دفاتر مخصوص ثبت می شود ذیل دفتر توسط فردی که مجاز به امضاء آن است امضاء می شود و آگهی تأسیس در قسمت دبیرخانه مهر و شماره می شود و یک نسخه از آگهی تأسیس به متقاضی برای درج در روزنامه رسمی داده می شود و از هر یک از مدارک یک نسخه به متقاضی داده می شود مهر اداره برای آن زده می شود و به این ترتیب شرکت به ثبت می رسد.